27.1 – UPPRÄTTANDE AV BUDGET

Styrelsen fastställer budget som behandlas av årsmötet.

Utfall rapporteras vid varje styrelsemöte eller annan beslutat periodicitet. Avvikelser från budget ska förklaras. Varje sektion/kommitté ska därvid ha kontroll över sin egen budget.

Sektionerna/kommittéerna gör förslag till egen budget (äskande) för det kommande verksamhetsåret som är ‘år‐07‐01 t o m (år+1)‐06‐30’.

Den preliminära budgeten lämnas till kassören senast den 1 maj, som sammanställer dessa och redovisar denna till styrelsen vid styrelsemötet i maj.

Styrelsen fastställer budgeten vid styrelsemötet i juni. Budgeten föredras vid föreningens årsmöte som normalt hålls i september, dock senast den 1 oktober.

I de fall oförutsedda omständigheter inträffar så att en sektion väsentligt överskrider sin budget kan styrelsen besluta, om så fordras, att samtliga sektioners budgetar omprövas, dvs. ett avsteg i en sektion kan drabba samtliga övriga.

27.2 – BUDGETPROCESSEN

Budgetprocessen innehåller följande steg:

En sektion eller kommitté kan naturligtvis påbörja sin planering/budgetprocess för det kommande verksamhetsåret redan innan de 1 april om man så önskar.

27.3 – BUDGETBEVAKNING

Syfte:
Syftet med rutinen är att all personal inom föreningen liksom föreningens förtroendevalda styrelse‐, sektions‐ och kommittéledamöter ska känna till de ekonomiska förutsättningarna för arbetet och vidare ha möjlighet att kontinuerligt följa den ekonomiska utvecklingen under budgetåret.

Rutin:
Årsbudget, som föredras vid föreningens årsmöte, delges samtlig personal samt föreningens olika sektioner/kommittéer skriftligen genom föreningskassörens/ kansliets försorg.

Föreningskassören/kansliet upprättar aktuell balans‐ och resultaträkning för föreningen.

Kontoställningen redovisas i föreningsstyrelsen av föreningskassören.

Resultaträkning/avstämningsrapport delges regelbundet (dock minst kvartalsvis) samtliga sektioner/kommittéer genom kansliets försorg. Större omdispositioner i budgeten liksom avvikelser från budgeterad ram, ska alltid ske i  överenskommelse med föreningskassören.

27.4 – SEKTIONS‐ & LAGKASSOR

Inkomst som skapas inom en sektion genom särskilda aktiviteter disponeras av sektionen via en sektionskassa och kan användas eller sparas för användning till speciella, planerade ändamål.

Sektionskommittén förfogar över dessa medel och beslutar om hur de ska användas. Dock får inga utbetalningar ske som ekonomiskt gynnar en enskild individ. Det är sektionens kassör som har kontakt med kansliet angående sektionskassan.

Om en speciell grupp inom en sektion vill skapa en inkomst för eget ändamål hanteras den via gruppens lagkassa i SOL GFs ordinarie bokföring. Från våren 2022 använder vi tjänsten digitalalagkassan.se för bokföring av föreningens samtliga lagkassor. Det är kansliet som upprättar denna och sedan den lagkasseansvarige som ser till att samtliga ansluts till gruppens kassa.

När en lagkassa skapas ska det utses en kassaansvarig som bestäms på ett föräldramöte (det kan vara en förälder eller en tränare) och det är denne kassaansvarig som har kontakt med kansliet angående lagkassan. Den lagkasseansvarige ska finnas registrerad i Sportadmin.

Samtliga inkomster som en sektion eller grupp skapat ska, utan fördröjning redovisas till kansliet och sättas in på föreningens bankgirokonto (sektionskassor) eller den digitala lagkassan (lagkassor). Inga oredovisade inkomster eller konton får förekomma i sektionerna eller lagen. Detta för att undvika att pengar används till något som inte rör föreningen.

Om en grupp upplöses tillfaller de intjänade medlen sektionskontot. Om en sektion upplöses tillfaller de intjänade medlen föreningen.

Insamlade medel kan aldrig betalas ut direkt till en medlem.

Mer detaljerad info om sektions- och lagkassor finns på medlemssidorna.

27.5 – AVSLUTNINGSAKTIVITETER, KONFERENSER OCH LIKNANDE

Budget för avslutningsaktiviteter i sektioner/grupper budgeteras av respektive sektion, på ett av föreningsstyrelsen fastställt belopp per deltagare/gymnast att disponera för detta ändamål. Giltig tabell över dessa belopp finns på kansliet samt på våra interna sidor på Internet.

Budget för konferenser och liknande aktiviteter ska äskas hos föreningsstyrelsen.

27.6 – SPARANDE AV ÖVERSKOTT

Ekonomiska tillgångar inom sektionen får normalt inte föras vidare till nästkommande verksamhetsår, utan ses som en del av verksamhetsårets budget.

I speciella fall kan dock sektionskommittén överenskomma med föreningens kassör om att få fondera pengar till nästkommande verksamhetsår. Sådan fondering ska vara planerad och ha ett klart mål.

27.7 – FAKTURABEHANDLING

Syfte:
Syftet med rutinen är att på ett effektivt sätt säkerställa att erhållna fakturor överensstämmer med levererade varor eller tjänster.

Rutin:

1. Samtliga fakturor ska adresseras till föreningskansliet.
2. Samtliga fakturor jämförs mot beställningskopia och ev. följesedel genom kansliets försorg.
3. Eventuella avvikelser från beställning, åtgärdas av kansliet.
4. Samtliga fakturor ska attesteras innan utbetalning.
5. Attesterade fakturor utbetalas och konteras av kansliet.
6. Föreningskassören eller kansliet bokför.

Räkna med att hanteringen av en faktura enligt ovan tar minst 2 veckor från det att vi har fakturan på kansliet till dess att den kan vara betald.

Betalningstiden på fakturor ska i normalfallet vara 30 dagar netto. Avvikelser måste först stämmas av med kansliet.

27.8 – FÖRSKOTTSBETALNINGAR

Syfte:
Syftet med rutinen är att personalen har underlag för begärda utbetalningar samt att säkerställa redovisning som inkommer.
Gäller belopp över 1 000 kr.

Rutin:

1. Behörig som erhållit uppdrag av styrelse/sektion utskriver àconto beställning, som överlämnas till kansliet.
2. Utbetalning sker från kansliet.
3. Mottagaren av förskottsbetalning ska insända kvitton/redovisning till kansliet direkt efter slutfört uppdrag. Eventuellt överblivet belopp insättes samtidigt på föreningens Bankgiro.
4. Granskad redovisning konteras av kansliet.
5. Föreningskassören eller kansliet bokför.

27.9 – INKÖP

Syfte:
Syftet med rutinen är att personalen har underlag och därmed känner till inköpen.

Vid inköp gäller att:

• Behörig som erhållit uppdrag av styrelsen/kansliet följer nedanstående instruktioner.
• Vid inköp över 5 000 kronor ska kansliet eller föreningskassören kontaktas före inköp.

Rutin:

1. Inköp ska alltid göras inom budgeterad ram.
2. Inköp kan ske på följande sätt:

a) kontakta kansliet och be dem ombesörja beställningen
b) beställa direkt (fakturaadressen är alltid föreningskansliets) efter överenskommelse med kansliet eller föreningskassör.
c) kan inköpas kontant efter överenskommelse med kansliet eller föreningskassör.

3. Inköpsbeställning via brev eller e‐post ska alltid utskrivas, även vid beställning per telefon.
4. Beställningskopia och ev. följesedel överlämnas av beställaren till kansliet för fakturakontroll.
5. Granskning av erhållen vara görs av beställaren. Eventuella avvikelser meddelas kansliet FÖRE betalning sker.
6. Vid kontantköp inlämnas underskriven räkning tillsammans med gällande kvitto till kansliet för utbetalning.