27 – Budget/ekonomi

27.1 – UPPRÄTTANDE AV BUDGET

Styrelsen fastställer budget som behandlas av årsmötet.

Utfall rapporteras vid varje styrelsemöte eller annan beslutat periodicitet. Avvikelser från budget ska förklaras. Varje sektion/kommitté ska därvid ha kontroll över sin egen budget.

Sektionerna/kommittéerna gör förslag till egen budget (äskande) för det kommande verksamhetsåret som är ‘år‐07‐01 t o m (år+1)‐06‐30’.

Den preliminära budgeten lämnas till kassören senast den 1 maj, som sammanställer dessa och redovisar denna till styrelsen vid styrelsemötet i maj.

Styrelsen fastställer budgeten vid styrelsemötet i juni. Budgeten föredras vid föreningens årsmöte som normalt hålls i september, dock senast den 1 oktober.

I de fall oförutsedda omständigheter inträffar så att en sektion väsentligt överskrider sin budget kan styrelsen besluta, om så fordras, att samtliga sektioners budgetar omprövas, dvs. ett avsteg i en sektion kan drabba samtliga övriga.

27.2 – BUDGETPROCESSEN

Budgetprocessen innehåller följande steg:

1 april anvisningar till sektionerna/kommittéer och huvudtränare
15 april inlämnas till sektioner/kommittéer
under majmötet
förslag till föreningskassören
1 majbehandling i styrelsen
vid junimötet beslut om budget i styrelse
efter junimötetbesked till sektionerna från styrelsen
september redovisning på årsmöte

En sektion eller kommitté kan naturligtvis påbörja sin planering/budgetprocess för det kommande verksamhetsåret redan innan de 1 april om man så önskar.

27.3 – BUDGETBEVAKNING

Syfte:
Syftet med rutinen är att all personal inom föreningen liksom föreningens förtroendevalda styrelse‐, sektions‐ och kommittéledamöter ska känna till de ekonomiska förutsättningarna för arbetet och vidare ha möjlighet att kontinuerligt följa den ekonomiska utvecklingen under budgetåret.

Rutin:
Årsbudget, som föredras vid föreningens årsmöte, delges samtlig personal samt föreningens olika sektioner/kommittéer skriftligen genom föreningskassörens/ kansliets försorg.

Föreningskassören/kansliet upprättar aktuell balans‐ och resultaträkning för föreningen.

Kontoställningen redovisas i föreningsstyrelsen av föreningskassören.

Resultaträkning/avstämningsrapport delges regelbundet (dock minst kvartalsvis) samtliga sektioner/kommittéer genom kansliets försorg. Större omdispositioner i budgeten liksom avvikelser från budgeterad ram, ska alltid ske i  överenskommelse med föreningskassören.

27.4 – SEKTION‐ / GRUPPSPECIFIK INKOMST

Inkomst som skapas inom en sektion genom särskilda aktiviteter disponeras av sektionen och kan användas eller sparas för användning till speciella, planerade ändamål.

Sektionsstyrelsen förfogar över dessa medel och beslutar om hur de ska användas. Dock får inga utbetalningar ske som ekonomiskt gynnar en enskild individ.

Om en speciell grupp inom en sektion vill skapa en inkomst för eget ändamål, ska detta vara planerat och överenskommet med aktuell sektionsstyrelse samt kansliet, som bedömer om föreningens styrelse behöver informeras.

Samtliga inkomster som en sektion eller grupp skapat ska, utan fördröjning redovisas till kansliet och sättas in på föreningens bankgirokonto. Inga oredovisade inkomster eller konton får förekomma i sektionerna. Detta för att undvika att pengar används till något som inte rör föreningen.

Om en grupp upplöses tillfaller de intjänade medlen sektionskontot. Om en sektion upplöses tillfaller de intjänade medlen föreningen.

Insamlade medel kan aldrig betalas ut direkt till en medlem.

27.5 – AVSLUTNINGSAKTIVITETER, KONFERENSER OCH LIKNANDE

Budget för avslutningsaktiviteter i sektioner/grupper budgeteras av respektive sektion, på ett av föreningsstyrelsen fastställt belopp per deltagare/gymnast att disponera för detta ändamål. Giltig tabell över dessa belopp finns på kansliet samt på våra interna sidor på Internet.

Budget för konferenser och liknande aktiviteter ska äskas hos föreningsstyrelsen.

27.6 – SPARANDE AV ÖVERSKOTT

Ekonomiska tillgångar inom sektionen får normalt inte föras vidare till nästkommande verksamhetsår, utan ses som en del av verksamhetsårets budget.

I speciella fall kan dock sektionsstyrelsen överenskomma med föreningens kassör om att få fondera pengar till nästkommande verksamhetsår. Sådan fondering ska vara planerad och ha ett klart mål.

27.7 – FAKTURABEHANDLING

Syfte:
Syftet med rutinen är att på ett effektivt sätt säkerställa att erhållna fakturor överensstämmer med levererade varor eller tjänster.

Rutin:

1. Samtliga fakturor ska adresseras till föreningskansliet.
2. Samtliga fakturor jämförs mot beställningskopia och ev. följesedel genom kansliets försorg.
3. Eventuella avvikelser från beställning, åtgärdas av kansliet.
4. Samtliga fakturor ska attesteras innan utbetalning.
5. Attesterade fakturor utbetalas och konteras av kansliet.
6. Föreningskassören eller kansliet bokför.

Räkna med att hanteringen av en faktura enligt ovan tar minst 2 veckor från det att vi har fakturan på kansliet till dess att den kan vara betald.

Betalningstiden på fakturor ska i normalfallet vara 30 dagar netto. Avvikelser måste först stämmas av med kansliet.

27.8 – FÖRSKOTTSBETALNINGAR

Syfte:
Syftet med rutinen är att personalen har underlag för begärda utbetalningar samt att säkerställa redovisning som inkommer.
Gäller belopp över 1 000 kr.

Rutin:

1. Behörig som erhållit uppdrag av styrelse/sektion utskriver àconto beställning, som överlämnas till kansliet.
2. Utbetalning sker från kansliet.
3. Mottagaren av förskottsbetalning ska insända kvitton/redovisning till kansliet direkt efter slutfört uppdrag. Eventuellt överblivet belopp insättes samtidigt på föreningens Bankgiro.
4. Granskad redovisning konteras av kansliet.
5. Föreningskassören eller kansliet bokför.

27.9 – INKÖP

Syfte:
Syftet med rutinen är att personalen har underlag och därmed känner till inköpen.

Vid inköp gäller att:

  • Behörig som erhållit uppdrag av styrelsen/kansliet följer nedanstående instruktioner.
  • Vid inköp över 5 000 kronor ska kansliet eller föreningskassören kontaktas före inköp.

Rutin:

1. Inköp ska alltid göras inom budgeterad ram.
2. Inköp kan ske på följande sätt:

a) kontakta kansliet och be dem ombesörja beställningen
b) beställa direkt (fakturaadressen är alltid föreningskansliets) efter överenskommelse med kansliet eller föreningskassör.
c) kan inköpas kontant efter överenskommelse med kansliet eller föreningskassör.

3. Inköpsbeställning via brev eller e‐post ska alltid utskrivas, även vid beställning per telefon.
4. Beställningskopia och ev. följesedel överlämnas av beställaren till kansliet för fakturakontroll.
5. Granskning av erhållen vara görs av beställaren. Eventuella avvikelser meddelas kansliet FÖRE betalning sker.
6. Vid kontantköp inlämnas underskriven räkning tillsammans med gällande kvitto till kansliet för utbetalning.