26 – Policy för internet

26.1 ALLMÄNT

Föreningen har sedan slutet av 1990‐talet haft en hemsida på Internet för att kunna sprida information om vår verksamhet.

Hemsidan ska bestå av en officiell (öppen) och en intern (stängd) del enligt nedan:

Den officiella (öppna) delen, solgf.se, vänder sig till våra medlemmar, blivande medlemmar och andra (allmänheten) som är intresserade av att få information om föreningen och vår verksamhet.

Den interna (stängda) delen, webbkansliet.se, vänder sig till våra tränare och ledare och ska fungera som ett hjälpmedel för er så länge ni är verksamma i föreningen.

I samband med uppdelningen har vi tagit fram vår internetpolicy som beskriver hur de båda sidorna ska skötas. Internetpolicyn innehåller även riktlinjer för hur grupper som väljer att göra egna hemsidor ska sköta dessa.

26.2 POLICY FÖR DEN OFFICIELLA HEMSIDAN – SOLGF.SE

Föreningen är ansvarig för allt som skrivs på föreningens officiella hemsida solgf.se oavsett vem som har skrivit det.

Det innebär att allt som skrivs på hemsidan ska ha SOL GF samt våra arrangemang, aktiva och övriga medlemmar som utgångspunkt, vara korrekt och skrivet i en positiv anda.

Föreningen ska ej ha någon gästbok eller något liknande öppet forum på den officiella hemsidan då vi inte har möjlighet att bevaka en sådan i den utsträckning som behövs för att korrigera eventuella olämpliga inlägg, spam och länkar.

Föreningens officiella sida uppdateras av kansliet. Information som grupper, sektioner och kommittéer vill få ut, sänds per e‐post till kansliet. Om det blir mycket information som kommer in från grupper, sektioner och kommittéer kommer styrelsen att utvärdera möjligheten för andra att kunna lägga ut information direkt på sidan.

Den officiella sidan solgf.se är registrerad som nyhetssida med separat utgivningsbeslut. Det innebär att den i stället för att lyda under GDPR har en ansvarig utgivare på samma sätt som andra nyhetssidor/tidningar.

Ansvarig utgivare är Peter Lindholm.

26.3 POLICY FÖR DEN INTERNA SIDAN – WEBBKANSLIET.SE

Föreningen är ansvarig för allt som skrivs på vår interna sida – webbkansliet.se.

Webbkansliet är en lösenordsskyddad sida som till största del enbart är tillgänglig för våra tränare och ledare.

För att komma in på sidans skyddade delar behöver man logga in med sina personliga uppgifter och alla tränare och ledare som erhåller användarnamn och lösenord till sidan är ansvarig för att inte lämna ut detta till någon annan.

I övrigt gäller samma regler för Webbkansliet som för den officiella sidan.

26.4 POLICY FÖR SOCIALA MEDIER

Denna policy beskriver riktlinjer för sociala medier och riktar sig till samtliga anställda, tränare, förtroendevalda och medlemmar som representerar SOL GF.

Med sociala medier avses till exempel bloggar, hemsidor, Twitter, Facebook, Linkedin, Youtube, Instagram, diskussionsforum, osv.

SOL GF har en positiv inställning och en öppen attityd till att alla ska få uttrycka sina åsikter i de sociala medier som finns idag. Vårt engagemang i sociala medier sprider vårt budskap och stärker vårt varumärke. Det stärker också oss som organisation som öppen och tillgänglig.

Det finns dock begränsningar i vilken information som får spridas vidare på sociala medier.

SOL GF eftersträvar en sund och frisk fysisk och psykosocial miljö där förtal, förolämpningar, kränkningar eller annan mobbing inte får förekomma/skrivas på sociala medier.

Föreningens grupper kan, om de så önskar, göra egna hemsidor på Internet eller ha egna konton på sociala medier där de presenterar sig och sin verksamhet. Alla egna sidor oavsett form ska anmälas till kansliet och kansliet ska även ha åtkomst till dessa om de är lösenordsskyddade.

Egna sidor kan utformas efter egna idéer och med egen grafisk formgivning. Det ska dock klart framgå att det inte är föreningens officiella sida/konto och innehållet måste även på egna gruppsidor vara korrekt, ha en positiv utformning och skrivet på sådant sätt att det är förenligt med GDPR.

Om man väljer att ha en gästbok eller kommentarsfält på sin gruppsida, där det är fritt för besökare av sidan att skriva egna kommentarer, så måste denna övervakas på ett sådant sätt att olämpligt innehåll skyndsamt tas bort. Om man under en period inte kan övervaka nya inlägg måste den funktionen stängas av tills man åter kan göra det.

Webbadresser som man har använt till egna gruppsidor för grupper i vår förening får, om sidan läggs ner, inte användas till någon ny sida. Lägger man ner sidan ska den rensas på sitt innehåll. Vill man att innehållet ska ligga kvar som ett arkiv under en tid måste man på sidan notera att den inte längre uppdateras och man måste stänga av eventuella möjligheter för besökare att lämna kommentarer på sidan.

Är du osäker på vad du kan publicera/skriva frågar du kansliet eller styrelseledamot.

Officiella konton på Facebook, Instagram, Twitter, bloggar, hemsidor osv. administreras av SOL GF utsedda administratörer. Det godkännande för publicering, av bl.a. namnuppgifter och bilder, som varje medlem gör i enlighet med GDPR när de ansöker om medlemskap, gäller enbart för dessa officiella sidor och måste alltid inhämtas separat för fristående eller privata sidor. Sådant underlag måste sparas så länge det är aktuellt samt förnyas inför varje nytt verksamhetsår.

Du är alltid personligt ansvarig för sådant du publicerar på eget initiativ oavsett om publiceringen skett i egenskap som anställd/ledare/förtroendevald/medlem eller privat.

Förhållningsregler:

  • Visa respekt.
  • Kommentera aldrig något på ett nedsättande sätt.
  • Var alltid korrekt och använd sunt förnuft. Även om ditt svar är riktat till en viss person kommer det att läsas av många andra.
  • Lägg inte ut filmer eller bilder på personer utan att ha deras godkännande. Är personen under 18‐år krävs godkännande från målsman.
  • Använd aldrig andras material utan tillåtelse. Ange källan för materialet och följ de upphovsrättsliga regler som gäller.
  • Lägg inte ut hänvisningar (eller länkar) till minderårigas egna konton eller uppgifter om ålder, grupptillhörighet, adress eller andra personuppgifter, då medlemmar ej skall kunna spåras av olämpliga. Tagga alltså inte enskilda medlemmar i inlägg. (Om en medlem själv gör ett inlägg och därmed blir spårbar så ligger det ansvaret på den enskilda medlemmen.)
  • Debatter på Facebook och andra sociala medier ska ha högt i tak, men personliga påhopp, mobbing, ryktesspridning, utpekning av specifik person, spekulationer eller annan medveten publicering av felaktig information ska inte förekomma.

26.5 GDPR OCH PERSONUPPGIFTER SOM T.EX. BILDER OCH NAMN

Enligt GDPR får personuppgifter (namn, bilder och händelser där någon enskild person kan identifieras) inte, utan samtycke, behandlas på sådant sätt att informationen sprids till tredje land som saknar adekvat dataskydds lagstiftning.

Till skillnad mot reglerna i tidigare lagstiftning (PUL) måste samtycke för publicering hämtas in i förhand innan något publiceras och samtycket ska även vara dokumenterat. Det fungerar alltså inte längre att publicera det som kan räknas som personuppgifter och i efterhand ta bort uppgifterna om någon säger till.

Däremot så kan någon som tidigare givit sitt samtycke för publicering senare ändra sig och be att uppgifter tas bort.

I samband med att man anmäler sig eller sitt barn till SOL GF godkänner man våra användarvillkor som ger föreningen rätt att på de officiella sidorna använda information om våra medlemmar i digital form. Det gäller även annat officiellt publikt material som ges ut.

Gällande den officiella hemsidan solgf.se så är den registrerad som nyhetssida med särskilt utgivningsbevis och med ansvarig utgivare som en vanlig tidning. För den gäller därmed inte GDPR i juridisk mening.