18 – Regler för lokaler och material

Vår verksamhet är mycket beroende av både lokaler och materiel/redskap. Det är därför alltid extra viktigt att alla följer de regler för dessa som finns.

18.1 ALLMÄNT

De regler som fastställs av den lokalansvarige i kommun/förening ska ovillkorligen följas. Vilka dessa regler är ska tränare och ledare tillgodogöra sig vid terminsstarten.

Vilka regler som gäller för städning, redskapsvård, tider, regler för omklädningsrum, etc. ska ledare upplysa aktiva och föräldrar om.

18.2 FÖRDELNINGSPRINCIPER

Då det i alla kommuner råder brist på lokaler så gäller i samtliga fall att tillgängliga lokaler fördelas efter någon form av fördelningsprinciper.

I både Huddinge och Stockholm utgår man numer från antalet aktiva i bidragsberättigad ålder (7-20 år).

Brytgränser för fördelning av tider i gymnastiksalar och hallar ser något olika ut mellan kommunerna. Det gäller även den viktning av antalet aktiva som görs där äldre aktiva viktas högre än yngre aktiva.

För Huddinge gäller grundprincipen att aktiva 7-11 år ska träna i gymnastiksalar och aktiva 12-20 år i idrottshallar. För Stockholm är motsvarande grundprinciper att aktiva 7-12 år ska träna i gymnastiksalar och aktiva 13-20 år ska träna i hallar.

I Stockholm viktar man även antalet aktiva i de olika åldersklasserna så att de som är 7-12 år ska träna en gång i veckan, de 13-16 år 2 ggr i veckan och de 17-20 år 3 ggr i veckan.

För att få fler träningstider i hallar är det alltså viktigt att ha så många aktiva i de äldre åldersgrupperna som möjligt samt att fylla lokalerna så mycket det går under verksamhetsåret genom att fler grupper delar på tider.

Tiderna fördelas i Huddinge direkt till respektive förening medan de i Stockholm fördelas till respektive idrottsförbund (GF Öst) som i sin tur fördelar ut tiderna till föreningarna efter delvis andra kriterier.

18.3 ANSÖKAN OCH FÖRDELNING

Inför ansökan skickar kansliet i mars ut information och i förekommande fall blanketter till sektionsstyrelserna. Ansökningarna omfattar både ordinarie träningstider och tider för arrangemang under det kommande verksamhetsåret (HTXX/VTYY).

Sektionerna beslutar inom sig om (och i så fall hur) man samlar in eventuella önskemål från olika grupper. Sektionen sammanställer en ansökan för samtliga sektionens grupper samt arrangemang och sänder in den till kansliet. Detsamma gäller för de kommittéer som önskar tider för arrangemang.

Ansökan ska vara rimlig i förhållande till sektionens storlek, tidigare fördelning samt aktuell kommuns fördelningsprinciper. Att söka väsentligt fler tider jämfört med tidigare år ökar inte möjligheten att få fler tider utan kan i värsta fall i stället innebära att man får tider på andra dagar eller platser än de som man i första hand vill ha.

Kansliet sammanställer ansökningarna för föreningen totalt och sänder in dessa.

När hall‐ och skoltider erhållits görs en fördelning av lokalerna i samråd med samtliga sektionsstyrelser.

18.4 ANSVAR – TRÄNARE/LEDARE

Tränare/ledare ansvarar gemensamt för att lokaler och material används rätt. Tränare/ledare ska vara först in och sist ut ur träningshallar och tillser att:

  • redskap är uppställda på rätt och säkert vis (i vissa lokaler finns checklistor som ska fyllas i)
  • dörrar, skåp och förråd är låsta/stängda och lyset släckt
  • samtliga aktiva har lämnat hallen
  • alla dörrar och fönster in till lokalen är låsta (även dörrar/fönster som vi inte har använt).
  • lokalen lämnas i gott skick.

Om lokalen inte ser bra ut när ni kommer så ta gärna ett kort på det hela och mejla till kansliet. Oavsett hur det såg ut när vi kom är vi dock alltid ansvariga för att det ser bra ut när vi går.

Om det är extrem oordning i en lokal när ni kommer så meddela det gärna omgående till ambulerande vaktmästare (gäller lokaler med kortlås i Stockholm).

Vi rekommenderar även att ni tar ett kort på framförallt hur redskapen står när ni lämnar lokalen så att vi har en dokumentation om detta ifall skolan/hallen hör av sig i efterhand. Detta behöver ni inte sända in till kansliet om det inte efterfrågas.

18.5 NYCKLAR OCH KODKORT

Tränare som har kvitterat ut nycklar och kodkort ansvarar personligen för dessa samt att man följer de regler och anvisningar som finns för respektive nyckel/kodkort/hall.

Nycklar och kodkort ska alltid återlämnas till kansliet innan sommaruppehållet. Ej inlämnade nycklar eller kodkort debiteras med 500:-.

I de fall man erhåller en kod för att komma åt t.ex. redskap så ansvarar huvudtränaren för att den koden lämnas ut till så få som möjligt och att den inte sprids vidare till obehöriga. Den får aldrig lämnas ut till aktiva eller personer som inte tillhör SOL GF.

Om kod/nyckel/kodkort kommer bort eller hamnar hos obehöriga kan det innebära att föreningen, utan någon form av varning, tappar möjligheten att bedriva verksamhet i en viss lokal och att det då drabbar samtliga aktiva och grupper som tränar i den lokalen.

18.6 BOKNING/AVBOKNING

Bokning av samtliga lokaler sker alltid genom kansliet. Även bokning utöver schemalagda träningar ska bokas genom kansliet minst en arbetsvecka innan.

Den som disponerar en bokad tid måste beakta alla gällande regler för nycklar, utrymmen, tillgänglighet, tider, avgifter och avbokning.

I de fall som någon avbokar en lokal ska även detta ske genom kansliet. Minst en vecka innan måste avbokning ske, vid arrangemang 1 månad innan. För vissa lokaler kan längre tid krävas för avbokning. Detta bör uppmärksammas vid bokningstillfället av den ansvarige ledaren.

Om avbokning sker för sent eller inte alls så kan föreningen debiteras en straffavgift på 1.000:- per timme. Denna debiteras i de fall de dyker upp den aktuella sektionen. En träning på 3 timmar kan alltså kosta 3.000:- om tiden inte avbokats. Ett arrangemang på 10 timmar kan kosta 10.000:-.

Vid lov är alla träningar i gymnastiksalar inställda. För träning i hallar måste de sektioner som vill utnyttja sina ordinarie tider bekräfta dessa till kansliet senast två veckor innan lovet. Ej bekräftade tider avbokas.

Bokade arrangemangstider, som kommer att användas, ska bekräftas av ansvarig sektion/kommitté till hallansvarig senast vid verksamhetsårets start.

18.7 MÖTESLOKAL

Kansliet kan i mån av plats användas för mindre möten.

Bokning görs via kansliet. För att kunna boka en tid på kansliet behöver även någon av de som ska delta på mötet redan ha tillgång till kanslinyckel samt larmkod.

Tänk på att kansliet är en arbetsplats och att lokalen ska lämnas så som den såg ut före mötet. Om man har fika under mötet så ska köket inkl. diskmaskin och kaffebrygg lämnas i rengjort skick. Diskmaskinen ska sättas på innan man går så att det är ren disk i den.

18.8 MATERIAL PÅ KANSLIET

Material som finns tillgängligt på kansliet såsom hopprep, käglor, bollar, band, mm, kan lånas, dock ej permanent.

Den som lånar ansvarar för att materialet återställs på kansliet inom rimlig tid.

Arrangemangsmaterial såsom fanor, dukar, skyltar, mm, finns och kan lånas vid behov.