13 – Regler för läger

Alla läger som arrangeras av enskilda grupper i SOL GF ska vara självfinansierande, dvs. alla kostnader för lägret (resa, kost, logi och träningskostnader) ska betalas av lägerdeltagarna. Tränararvodet skrivs dock upp på den ordinarie arvodesräkningen för gruppen.

För arvodet gäller att tränartätheten på lägret inte får överstiga tränartätheten för ordinarie träning och att arvode enbart betalas ut för träningstid under lägret och för max 5 timmar per lägerdag. Därför ska enbart max 5 timmar per dag läggs upp för närvaro i medlemsregistret och det ska enbart vara ett pass.

För läger på sektionsnivå som har ett budgeterat överskott ska även tränararvoden ingå i lägerbudgeten.

Läger ska normalt inte gå med överskott (gäller ej sektionsläger). Arvoden och regler för arvoden framgår av kapitlet gällande arvoden.

Är den aktive omyndig ska godkännande från föräldrar hämtas in innan lägret bokas.

För läger som en grupp/sektion planerar att genomföra utomlands ska SOL GF:s huvudstyrelse alltid informeras vid uppstart av planeringen och därefter ge sitt godkännande. För omyndiga gymnaster krävs att minst 1 förälder per 5 aktiva följer med. Minimiåldern för att delta på ett läger utomlands är 13 år. Se i övrigt även reglerna för internationella tävlingar.

För läger utomlands betalas inga tränararvoden ut. Träningen ska därför anges som övrig aktivitet i medlemsregistret.

För läger som arrangeras av någon extern arrangör gäller något justerade regler. Arvoden betalas inte ut för dessa läger då de för tränare räknas som utbildning.

  • Är det ett centralt läger för fler föreningar (men med fri anmälan) där det finns speciellt kunniga externa tränare på plats så att egna medföljande tränare kan lära sig mycket nytt kan deras kostnad helt eller delvis gå som utbildning. Det ska i så fall i förväg godkännas av sektionsstyrelsen och räknas in i utbildningsbudgeten för sektionen. I övrigt betalar gymnasterna samtliga övriga kostnader.
  • För läger som de aktiva blir speciellt uttagna till (typ talangläger) gäller samma regler som för tävling. Dvs. att föreningen betalar kostnaden för eventuellt medföljande tränare om det krävs att en tränare är med och den aktive betalar för resa, mat och logi.
  • För ”landslagsläger” inom Sverige, där den aktive blivit uttagen av aktuell förbundskapten, betalar föreningen resa och logi medan den aktive betalar för maten. Om lägret kräver närvaro av en föreningstränare betalas de kostnaderna av föreningen.

För samtliga alternativ där föreningen står för en del av kostnaderna krävs att dessa måste finnas med i sektionens budget.

13.1 – REDOVISNING OCH FAKTURERING AV LÄGERKOSTNADER

Vid läger ska en huvudansvarig utses för lägret och det är denne som sköter all kontakt med kansliet och även lämnar in redovisningen efter lägret så att kansliet kan betala ut eventuella utlägg och fakturera lägerkostnaderna.

Vem som är huvudansvarig ska meddelas kansliet senast i samband med att man gör de första lägerbokningarna. Då ska även information lämnas till kansliet om vilken/vilka grupper som deltar och vilken/vilka lagkassor som berörs.

Om fler grupper med egna lagkassor åker på ett gemensamt läger ska det anges hur kostnader och intäkter ska fördelas mellan dessa eller om hela lägerarrangemanget ska redovisas via en viss lagkassa.

Redovisning ska ske på framtagen redovisningsblankett som finns i dokumentarkivet.

För läger som beräknas kosta mer än 1000:- i deltagaravgift för de aktiva ska även en anmälningsavgift på minst 40% tas ut om inte kostnaden i sin helhet debiteras innan lägret.

Om det finns möjlighet till det ska betalning av anmälningsavgiften ske via av kansliet framtaget anmälningsformulär och då betalas med kort/swish.

I samband med att anmälningsavgiften betalas in måste det tydligt framgå vilka möjligheter som finns till avbokning vid sjukdom eller annat förhinder.